1. Wer ist verantwortlich?
Commerceyard B.V., Nimrodstraat 13, 5042 WX Tilburg, Niederlande, Handelsregisternummer 42070789 und USt-IdNr. NL869573044B01, ist Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten. Sie erreichen uns unter wholesale@commerceyard.nl.
Commerceyard B.V. hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Datenschutzfragen und Anträge senden Sie daher direkt an die genannte E-Mail-Adresse.
2. Geltungsbereich
Diese Erklärung gilt für die CommerceYard-Website und daraus entstehende Geschäftskontakte. Die Website dient Großhandels- und Vertriebspartnerschaften. Es gibt keine Besucherkonten, keinen Webshop, keine Online-Zahlungen und keine über die Website geschlossenen Kaufverträge.
Wir verarbeiten Daten von Ansprechpartnern in Unternehmen. Geschäftliche Kontaktdaten, die eine Person identifizieren, bleiben personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.
3. Welche Daten verarbeiten wir?
- Kontaktformular und Korrespondenz: Firmenname, Ansprechpartner, geschäftliche E-Mail-Adresse, optionale Website, optionale Nachricht, Websitesprache und weitere freiwillig übermittelte Angaben.
- CRM-Daten: Inhalt und Status einer Anfrage, Kontakthistorie, Folgevermerke, Marketingpräferenzen und Angaben zur Verwaltung möglicher oder bestehender Geschäftsbeziehungen in Odoo.
- Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte URL, Request-ID, Browser/User-Agent sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen, soweit Vercel diese bei der Auslieferung protokolliert.
- Sprachpräferenz: die gewählte Websitesprache im First-Party-Cookie NEXT_LOCALE.
- Marketingdaten: Einwilligung, Versand- und Abmeldedaten sowie ein minimaler Sperrvermerk bei Widerspruch oder Abmeldung.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Anfrage prüfen und beantworten; mögliche Zusammenarbeit vorbereiten | Formular-, Korrespondenz- und CRM-Daten | Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO), wenn Sie selbst mögliche Vertragspartei sind; sonst berechtigtes Interesse an B2B-Kommunikation und Beziehungspflege (Art. 6 Abs. 1 f). |
| Geschäftsbeziehung durchführen und verwalten | Kontakt-, Korrespondenz- und CRM-Daten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b) oder berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Vertretern von Geschäftspartnern (Art. 6 Abs. 1 f). |
| Buchführung und Rechtskonformität | Geschäftskorrespondenz und aufbewahrungspflichtige Daten | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 c), einschließlich steuerlicher Aufbewahrungspflichten. |
| Website bereitstellen und schützen; Missbrauch oder Störungen untersuchen | Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten | Berechtigtes Interesse an einer sicheren, zuverlässigen Website (Art. 6 Abs. 1 f). |
| Sprachauswahl merken | NEXT_LOCALE-Cookie | Berechtigtes Interesse an der Anzeige Ihrer Sprache (Art. 6 Abs. 1 f). Der Cookie ist funktional und dient nicht dem Tracking. |
| Relevante Direktwerbung senden | Geschäftliche Kontakt- und Marketingpräferenzdaten | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) oder, sofern die Bestandskundenausnahme greift, berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f). Die Regeln für elektronische Werbung gelten zusätzlich. |
| Rechtsansprüche begründen, ausüben oder verteidigen | Relevante Kontakt-, Korrespondenz-, CRM- und Protokolldaten | Berechtigtes Interesse am Rechtsschutz (Art. 6 Abs. 1 f). |
5. Kontakt, CRM und Direktmarketing
Das Kontaktformular sendet Ihre Anfrage über Resend an unser Microsoft-365-Geschäftspostfach. Anschließend können wir Anfrage und Bearbeitung in Odoo CRM erfassen. Das versteckte Anti-Spam-Feld dient ausschließlich zur Abwehr automatisierter Einsendungen.
Elektronische Werbung senden wir nur, wenn dies rechtlich zulässig ist. Bei neuen Interessenten ist grundsätzlich eine vorherige nachweisbare Einwilligung erforderlich. Die Bestandskundenausnahme gilt nur für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen und nur mit einfacher kostenloser Abmeldung. Eine Kontaktanfrage ist keine Marketingeinwilligung.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und Direktwerbung jederzeit widersprechen: per E-Mail an wholesale@commerceyard.nl oder über die Abmeldefunktion. Wir stoppen das Marketing und dürfen minimale Sperrdaten speichern, um Ihre Entscheidung zu beachten.
7. Empfänger, Auftragsverarbeiter und internationale Übermittlungen
Bei Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nutzen wir, soweit erforderlich, einen Angemessenheitsbeschluss, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzende Schutzmaßnahmen. Vercel, Resend, Microsoft und Odoo veröffentlichen aktuelle Verarbeitungsbedingungen und Unterauftragsverarbeiterlisten. Commerceyard B.V. bleibt für angemessene Anbieterprüfungen und Verträge verantwortlich.
- Vercel: Hosting, globales Content Delivery, serverlose Verarbeitung des Kontaktformulars mit Frankfurt (Deutschland) als primärer Compute-Region, Sicherheit und technische Protokollierung. Vercel kann Daten außerdem in den USA und anderen Ländern verarbeiten.
- Resend (Plus Five Five, Inc.): E-Mail-Zustellung von Kontaktanfragen. Resend verarbeitet Nachrichteninhalt, Adressen und Zustelldaten und kann dies in den USA tun.
- Microsoft 365: Empfang, Speicherung und Verwaltung geschäftlicher E-Mails. Bei einem in der EU bereitgestellten Mandanten werden Kerninhalte in der EU gespeichert; begrenzte internationale Verarbeitung erfolgt nach Microsofts Bedingungen.
- Odoo S.A.: CRM und Verwaltung von Interessenten und Geschäftsbeziehungen. Odoo nutzt Hosting- und Sicherheitsunterauftragsverarbeiter und bietet eine Wahl der primären Hostingregion.
- Befugte Mitarbeiter und, soweit nötig, professionelle Berater, Behörden oder Parteien eines Unternehmens- oder Rechtsstreits.
8. Speicherdauer
| Kategorie | Frist oder Kriterium |
|---|---|
| Anfragen ohne Geschäftsbeziehung, gewöhnliche Korrespondenz und geschlossene CRM-Leads | 24 Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt, sofern keine frühere Löschung geboten ist oder ein konkreter Streit längere Speicherung erfordert. |
| Aktive Geschäftsbeziehung | Für die Dauer der Beziehung; gewöhnliche Kontakt- und Korrespondenzdaten werden danach nach der obigen Frist gelöscht oder minimiert. |
| Gesetzlich erforderliche Geschäfts-, Debitoren-, Kreditoren-, Einkaufs- oder Verkaufsunterlagen | Sieben Jahre nachdem die Daten ihre aktuelle Bedeutung für die Unterlagen verlieren, oder länger bei besonderer gesetzlicher Pflicht. |
| Nachweis einer Marketingeinwilligung | Bis fünf Jahre nach der letzten darauf gestützten Marketingnachricht. |
| Marketing-Sperrliste | Minimale Daten, solange dies vernünftigerweise nötig ist, um Abmeldung oder Widerspruch zu beachten. |
| Resend E-Mail- und Zustelldaten | Grundsätzlich höchstens 30 Tage im Dienst; nach Kontobeendigung kann die Löschung nach den Auftragsverarbeiterbedingungen bis zu 90 Tage dauern. |
| Vercel Laufzeit- und Sicherheitsprotokolle | Kurze, tarifabhängige Vercel-Frist, höchstens 30 Tage, außer ein konkreter Sicherheitsvorfall oder eine Rechtspflicht erfordert mehr. |
| Microsoft 365 und Odoo | Arbeitskopien folgen den obigen CommerceYard-Fristen; gelöschte Daten können nach kontrollierten Einstellungen und Anbieterbedingungen vorübergehend in Wiederherstellungskopien verbleiben. |
9. Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die Art und Risiko der Verarbeitung entsprechen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkung, sichere Verbindungen, Anbietermanagement, Datenminimierung, Updates und Vorfallverfahren. Kein Internetdienst kann absolute Sicherheit garantieren.
Senden Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Passwörter, Zahlungsdaten oder andere sensible Informationen im Freitextfeld, sofern wir dies nicht ausdrücklich angefordert und zuvor einen geeigneten Kanal vereinbart haben.
10. Ihre Datenschutzrechte
Je nach Situation haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Gegen Direktmarketing können Sie unbedingt widersprechen.
Senden Sie Anträge an wholesale@commerceyard.nl und geben Sie genug Informationen zur Zuordnung an. Wir können notwendige Zusatzangaben zur Identitätsprüfung verlangen. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats. Gesetzliche Ausnahmen können eine vollständige Erfüllung verhindern; dann erläutern wir dies.
11. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Bitte kontaktieren Sie möglichst zuerst uns, damit wir Ihr Anliegen prüfen können. Sie dürfen außerdem bei der niederländischen Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens unter autoriteitpersoonsgegevens.nl oder einer anderen zuständigen europäischen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.
12. Keine automatisierten Entscheidungen
Wir verwenden über diese Website erhaltene Daten nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Wir erstellen keine Profile von Websitebesuchern.
13. Änderungen und Kontakt
Wir können diese Erklärung ändern, wenn sich Website, Verarbeitung oder Recht ändern. Die aktuelle Fassung steht mit Aktualisierungsdatum auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir angemessen.
Fragen, Anträge oder Widersprüche richten Sie an Commerceyard B.V., Nimrodstraat 13, 5042 WX Tilburg, Niederlande, oder wholesale@commerceyard.nl.