1. Wie is verantwoordelijk?
Commerceyard B.V., Nimrodstraat 13, 5042 WX Tilburg, Nederland, KvK-nummer 42070789 en btw-nummer NL869573044B01, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven persoonsgegevens. U bereikt ons via wholesale@commerceyard.nl.
Commerceyard B.V. heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen en verzoeken kunt u daarom rechtstreeks naar bovenstaand e-mailadres sturen.
2. Toepassing van deze verklaring
Deze verklaring geldt voor de CommerceYard-website en voor zakelijke contacten die daaruit voortkomen. De website is bedoeld voor wholesale- en distributiepartnerschappen. Er zijn geen bezoekersaccounts, webshop, online betalingen of via de website gesloten verkoopovereenkomsten.
Wij verwerken gegevens van contactpersonen bij ondernemingen. Zakelijke contactgegevens die naar een natuurlijke persoon herleidbaar zijn, blijven persoonsgegevens onder de AVG.
3. Welke gegevens verwerken wij?
- Contactformulier en correspondentie: bedrijfsnaam, naam contactpersoon, zakelijk e-mailadres, optionele website, optioneel bericht, taal van de website en verdere gegevens die u zelf in correspondentie verstrekt.
- CRM-gegevens: de inhoud en status van een aanvraag, contactmomenten, opvolgnotities, marketingvoorkeuren en informatie die nodig is om een mogelijk of bestaand zakelijk contact te beheren in Odoo.
- Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, datum en tijd, opgevraagde URL, request-ID, browser/user-agent, technische fout- en beveiligingsinformatie voor zover Vercel deze bij de levering van de website registreert.
- Taalvoorkeur: de gekozen website-taal in de first-party cookie NEXT_LOCALE.
- Marketinggegevens: toestemming, verzend- en afmeldgegevens en een minimale blokkadelijst wanneer u bezwaar maakt of zich afmeldt.
4. Doelen en rechtsgrondslagen
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Een aanvraag beoordelen, beantwoorden en voorbereiden van een mogelijke samenwerking | Contactformulier, correspondentie en CRM-gegevens | Stappen vóór een overeenkomst op uw verzoek (AVG art. 6 lid 1 b) wanneer u zelf als mogelijke contractspartij handelt; anders ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en relatiemanagement (art. 6 lid 1 f). |
| Een zakelijke relatie uitvoeren en beheren | Contact-, correspondentie- en CRM-gegevens | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 b) of ons gerechtvaardigd belang om met vertegenwoordigers van zakelijke partners te communiceren (art. 6 lid 1 f). |
| Administratie en naleving van wetgeving | Zakelijke correspondentie en gegevens die onderdeel zijn van de administratie | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c), waaronder fiscale bewaarplichten. |
| Website leveren, beveiligen en misbruik of storingen onderzoeken | Technische log- en beveiligingsgegevens | Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, betrouwbare en goed werkende website (art. 6 lid 1 f). |
| Uw taalkeuze onthouden | NEXT_LOCALE-cookie | Ons gerechtvaardigd belang om de door u gekozen taal te tonen (art. 6 lid 1 f). De cookie is functioneel en wordt niet voor tracking gebruikt. |
| Relevante directe marketing verzenden | Zakelijke contact- en marketingvoorkeursgegevens | Uw toestemming (art. 6 lid 1 a) of, waar de wettelijke bestaande-klantuitzondering geldt, ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f). De regels voor elektronische reclame blijven daarnaast van toepassing. |
| Juridische aanspraken vaststellen, uitoefenen of verdedigen | Relevante contact-, correspondentie-, CRM- en loggegevens | Ons gerechtvaardigd belang bij rechtsbescherming (art. 6 lid 1 f). |
5. Contact, CRM en directe marketing
Het contactformulier stuurt uw aanvraag via Resend naar onze Microsoft 365-bedrijfsmailbox. Wij kunnen de aanvraag en opvolging vervolgens vastleggen in Odoo CRM. Het verborgen anti-spamveld dient uitsluitend om geautomatiseerde inzendingen te weren.
Wij sturen elektronische marketing alleen wanneer dat wettelijk is toegestaan. Voor nieuwe prospects is voorafgaande, aantoonbare toestemming in beginsel vereist. De uitzondering voor bestaande klanten geldt uitsluitend voor eigen, soortgelijke producten of diensten en alleen met een eenvoudige kosteloze afmeldmogelijkheid. Een aanvraag via het contactformulier is op zichzelf geen marketingtoestemming.
U kunt toestemming altijd intrekken en te allen tijde bezwaar maken tegen directe marketing via wholesale@commerceyard.nl of de afmeldmogelijkheid in het bericht. Wij stoppen dan met marketing en kunnen minimale gegevens bewaren op een blokkadelijst om uw keuze te respecteren.
7. Ontvangers, verwerkers en internationale doorgiften
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken wij waar vereist een adequaatheidsbesluit, de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Vercel, Resend, Microsoft en Odoo publiceren actuele verwerkersvoorwaarden en lijsten van subverwerkers. Commerceyard B.V. blijft verantwoordelijk voor een passende leveranciersbeoordeling en verwerkersovereenkomsten.
- Vercel: hosting, wereldwijd content delivery network, serverless verwerking van het contactformulier met Frankfurt (Duitsland) als primaire compute-regio, beveiliging en technische logging. Vercel kan daarnaast gegevens in de Verenigde Staten en andere landen verwerken.
- Resend (Plus Five Five, Inc.): verzending van contactaanvragen per e-mail. Resend verwerkt berichtinhoud, adressen en aflevergegevens en kan deze in de Verenigde Staten verwerken.
- Microsoft 365: ontvangst, opslag en beheer van zakelijke e-mail. Voor een in de EU ingerichte tenant wordt kerninhoud in de EU opgeslagen, met beperkte internationale verwerking volgens Microsofts voorwaarden.
- Odoo S.A.: CRM en beheer van prospects en zakelijke relaties. Odoo gebruikt voor zijn clouddiensten onder meer hosting- en beveiligingssubverwerkers en biedt een keuze van hoofdregio.
- Bevoegde medewerkers en, wanneer nodig, professionele adviseurs, autoriteiten of partijen bij een bedrijfs- of rechtsgeschil.
8. Bewaartermijnen
| Categorie | Termijn of criterium |
|---|---|
| Aanvragen die niet tot een zakelijke relatie leiden, gewone correspondentie en gesloten CRM-leads | 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren nodig is voor een concreet geschil. |
| Actieve zakelijke relatie | Gedurende de relatie. Daarna worden gewone contact- en correspondentiegegevens verwijderd of geminimaliseerd volgens de termijn hierboven. |
| Gegevens die onderdeel zijn van de wettelijk verplichte bedrijfs-, debiteuren-, crediteuren-, inkoop- of verkoopadministratie | 7 jaar nadat de gegevens hun actuele betekenis voor de administratie verliezen, of langer wanneer een specifieke wet dat vereist. |
| Bewijs van marketingtoestemming | Tot 5 jaar na het laatste daarop gebaseerde marketingbericht, zodat toestemming kan worden aangetoond. |
| Marketingblokkadelijst | Minimale gegevens zolang dat redelijkerwijs nodig is om een afmelding of bezwaar te blijven respecteren. |
| Resend e-mail- en aflevergegevens | In beginsel maximaal 30 dagen binnen de dienst; na beëindiging van het account kan verwijdering volgens de verwerkersvoorwaarden maximaal 90 dagen duren. |
| Vercel runtime- en beveiligingslogs | Volgens de korte bewaartermijn van het gebruikte Vercel-abonnement, maximaal 30 dagen, tenzij een concreet beveiligingsincident of wettelijke verplichting langer bewaren noodzakelijk maakt. |
| Microsoft 365 en Odoo | De werkende kopieën volgen bovenstaande CommerceYard-termijnen; verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk in herstelkopieën staan volgens de gecontroleerde instellingen en voorwaarden van de aanbieder. |
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en risico's van de verwerking. Daaronder vallen toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, leveranciersbeheer, beperking van verzamelde gegevens, updates en procedures voor incidenten. Geen enkele internetdienst kan absolute beveiliging garanderen.
Stuur geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden, betaalgegevens of andere gevoelige informatie via het vrije berichtveld, tenzij wij daar vooraf uitdrukkelijk om hebben gevraagd en een passend kanaal hebben afgesproken.
10. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd voor de toekomst intrekken. U heeft een onvoorwaardelijk recht om bezwaar te maken tegen verwerking voor directe marketing.
Stuur uw verzoek naar wholesale@commerceyard.nl. Vermeld voldoende informatie om uw verzoek en de betreffende gegevens te kunnen vinden. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren, maar vragen niet meer dan nodig. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wettelijke uitzonderingen kunnen betekenen dat wij niet ieder verzoek volledig kunnen uitvoeren; in dat geval leggen wij dit uit.
11. Klacht bij de toezichthouder
Neem bij voorkeur eerst contact met ons op zodat wij uw vraag kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij een andere bevoegde Europese toezichthouder.
12. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij gebruiken de via deze website verkregen persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Wij profileren websitebezoekers niet.
13. Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze website, verwerking of wetgeving verandert. De actuele versie staat op deze pagina met de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier.
Vragen, verzoeken of bezwaren kunt u sturen aan Commerceyard B.V., Nimrodstraat 13, 5042 WX Tilburg, Nederland, of wholesale@commerceyard.nl.